Je gründlicher Sie Ihren Archivbesuch vorbereiten, desto effizienter werden Sie bei uns arbeiten können. Zur Vorbereitung Ihres Arbeitsvorhabens gehört, dass Sie sich mit Ihrem Thema auseinandersetzen: Was genau möchte ich erforschen? Je genauer und präziser Sie Ihr Arbeitsvorhaben formulieren und gegen andere Fragestellungen abgrenzen, desto effizienter gelingt es Ihnen, Literatur und Quellen zu recherchieren. Welche Literatur gibt es zu meinem Forschungsthema? Der Überblick über die Literatur ermöglicht Ihnen die Eingrenzung Ihres Themas und gibt Ihnen erste Hinweise, welche Quellen Sie zu Ihrer Fragestellung wo finden. Nach Möglichkeit unterstützen wir Sie bei der Literaturrecherche und stellen Ihnen ausgewählte Titel zur Nutzung bereit.

Archivarbeit ist zeitaufwändig. Planen Sie deshalb genügend Zeit für die notwendigen Formalitäten und die Arbeit mit den Quellen ein. Auch wenn Sie im Rahmen der Vorbereitung Ihres Besuchs bereits mit dem Archivpersonal gesprochen haben und Ihnen Unterlagen bereit gelegt worden sind, müssen Sie bei Ihrem ersten Besuch einen Benutzungsantrag ausfüllen. Bei dieser Gelegenheit wird das Archivpersonal Sie bitten, die Vorgaben unseres Archivs (Benutzungsordnung, Bestellschein, Gebührenordnung etc.) zur Kenntnis zu nehmen.

Denken Sie bitte daran, dass Sie zur persönlichen Anmeldung Ihren Personalausweis / Pass vorlegen müssen.

Die Bestände des Deutschen Tanzarchivs Köln stehen Ihnen für wissenschaftliche, publizistische oder private Studien kostenlos zur Einsicht vor Ort zur Verfügung.

Für Kopien, Fotos und andere Reproduktionen fallen Archivgebühren an, deren Höhe Sie der Gebührenübersicht entnehmen können. Insbesondere bei Fotos, die dem geltenden Urheberrecht unterliegen, kann es erforderlich sein, vor Beantragung einer Kopie eine schriftliche Erlaubnis seitens des Urheberrechtsinhabers / der Urheberrechtsinhaberin einzuholen und vorzulegen.

Weitere Informationen zu den Bedingungen der Nutzung und Verwendung finden Sie in der Benutzungsordnung sowie in den entsprechenden Antrags- und Bestellformularen.

Eine vorherige Anmeldung und Terminabsprache ist bei der Einsicht von Nachlässen und Sammlungen sowie der Nutzung der Filmsammlung unbedingt erforderlich.

Es ist möglich, dass Einzelbestände aufgrund rechtlicher oder konservatorischer Gründe etc. eingeschränkt oder vorübergehend nicht zur Benutzung zur Verfügung stehen. Bitte informieren Sie sich vor einem Besuch über die Zugänglichkeit. Achtung: Vor der Bereitstellung von Briefen und anderen persönlichen Dokumenten kann eine Rückfrage bei der betreffenden Person oder ihren Rechtsnachfolgern erforderlich sein.

• Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir neben der inhaltlichen Konzeption auch prüfen möchten, ob die von Ihnen geplante Präsentation unseren Anforderungen bez. der Sicherheit und der konservatorischen Bedingungen entspricht. Legen Sie uns dazu bitte einen ensprechenden ‚facility report’ bzgl. des Museums und der Ausstellung vor.
   
• Fotografien und Dokumente (Briefe, Programmzettel etc.) verlassen unser Haus in der Regel nur gerahmt und passpartouriert. Die Kosten für die Rahmung und Passepartourierung durch eine externe Firma unserer Wahl trägt der Leihnehmer.
   
• Fotografien und Dokumente werden nur in Ausnahmefällen und nach Prüfung der konservatorischen Bedingungen ungerahmt zur Präsentation (z.B. in Vitrinen o.ä.) herausgegeben. In einem solchen Fall ist die Präsentation auf einer säurefreien Unterlage und eine entsprechende Montage durch eine Fachrestauratorin/ einen Fachrestaurator obligatorisch. Ebenso die Anwesenheit eines Kuriers aus unserem Hause beim Auf- und Abbau. Anfallende Reise- und Unterkunftskosten incl. Tagegeld gehen dabei zu Lasten des Leihnehmers.
   
• Dreidimensionale Exponate (Masken, Kostüme etc.) verlassen das Haus ebenfalls nur unter der Bedingung, dass uns ein Konzept der Präsentation vorliegt, von uns geprüft und anerkannt worden ist. Die Montage (Auf- und Abbau) vor Ort muss durch entsprechende Fachkräfte (Kostümrestaurator/-in etc.) und in Anwesenheit eines Kuriers aus unserem Hause erfolgen. Anfallende Reise- und Unterkunftskosten incl. Tagegeld gehen dabei zu Lasten des Leihnehmers.
   
• Der Leihnehmer verpflichtet sich, auf der Basis eines Leihvertrages nach internationalem Standard die Versicherungskosten "von Nagel zu Nagel" sowie die Kosten des Transports durch eine anerkannte Spedition unserer Wahl und bez. der Verpackung zu unseren Bedingungen zu tragen. Darüber hinaus verpflichtet sich der Leihnehmer eine Verwaltungsgebühr für die Bereitstellung der Leihgaben (abhängig vom Aufwand) an das Deutsche Tanzarchiv Köln zu zahlen.

Die Bereitschaft zur Anerkennung dieser Regularien ist vom Leihnehmer vorab verbindlich und schriftlich zu erklären.

Die Benutzungsordnung des Deutschen Tanzarchivs Köln regelt das Miteinander von Archiv und Nutzern. Sie informiert umfassend über Bestimmungen und Regelungen, die bei der Nutzung des Archivs und seiner Bestände zu beachten sind.

DIENSTLEISTUNGEN UND ARCHIVGEBÜHREN                                                                                 

Für Kopien von Zeitschriftenartikeln und Zeitungsausschnitten aus Beständen nach 1950 wird ein Betrag von 0,10 Euro pro Kopie DIN A 4 / 0,20 Euro pro Kopie DIN A 3 erhoben. Zeitschriften und Zeitungsausschnitte vor 1950 dürfen aus konservatorischen Gründen nicht kopiert werden.

Kopien aus Büchern sind aus konservatorischen Gründen nicht möglich!

Für das Kopieren und Versenden von Zeitschriftenartikeln durch Mitarbeiter des Deutschen Tanzarchivs Köln nach schriftlicher Auftragserteilung durch den Benutzer stellt das Deutsche Tanzarchiv Köln – sofern ausreichende bibliographische Angaben vom Benutzer vorgelegt werden und keine Recherche notwendig ist – folgende Archivgebühren in Rechnung:
bis 10 Kopien: Bearbeitungspauschale von 3 Euro zzgl. Kopier- und Portokosten
11–19 Kopien: Bearbeitungspauschale von 5 Euro zzgl. Kopier- und Portokosten
20–29 Kopien: Bearbeitungspauschale von 10 Euro zzgl. Kopier- und Portokosten
30–39 Kopien: Bearbeitungspauschale von 15 Euro zzgl. Kopier- und Portokosten

Für die Datenausgabe vom Benutzer-PC werden folgende Archivgebühren erhoben: auf Papier von 0,25 € pro Seite (s/w) und 0,50 € pro Seite (in Farbe).

Die Anfertigung und der Versand von Digitalisaten erfolgt auf Antrag  – sofern keine rechtlichen und konservatorischen Bedenken bestehen. Folgende Gebührensätze gelten aktuell:
1-3 Scans: 25€
4-7 Scans: 50€
8-11 Scans: 75€
Mehr als 11 Scans: nach Absprache

Bei Inanspruchnahme des Recherchedienstes des Deutschen Tanzarchivs Köln nach schriftlicher Auftragserteilung durch den Benutzer berechnet das Deutsche Tanzarchiv Köln pro Recherche und angefangene halbe Stunde eine Pauschalgebühr von 15,- Euro zzgl. Portokosten und der ggf. anfallenden Kosten für Fotokopien (je Seite 0,10 / 0,20 Euro) und/oder Datenbankausdrucke (je Seite 0,25 ggf. 0,50 Euro).

Weitere Pauschalsätze auf Anfrage.

Die Preise gelten zzgl. der anfallenden Kopier- und Portokosten. Bitte beachten Sie, dass bei schriftlicher Auftragserteilung nach der Information des Deutschen Tanzarchivs Köln über die anfallenden Kosten eine schriftliche Kostenübernahme­erklärung durch den Auftraggeber obligatorisch ist. Der Versand der Rechercheergebnisse incl. Kopien etc. erfolgt in der Regel nach Zahlungseingang.

Das Deutsche Tanzarchiv Köln nimmt auch die Urheberrechte von einigen Choreographen und Tänzern, Autoren, Fotografen und bildenden Künstlern direkt wahr und kann als einzige Stelle diesbezügliche Nutzungsrechte erteilen.

Bei den Choreographen und Tänzern handelt es sich um Valeska Gert, Dore Hoyer und Mary Wigman (siehe Mary Wigman Stiftung).

Vor allem bei folgenden Fotografen liegt das zumeist alleinige Copyright direkt beim Deutschen Tanzarchiv Köln: Lili Altschul-Baruch, Alejandro Castro (nur Tanz), Robert d'Hooghe (nur Tanz), Dietmar Dünhöft, Karl Grill (nur Tanz), Jörg Hintze, Gerhard Kowalewsky (alles außer seinen Aufnahmen als Kriegsberichterstatter), Annelise Löffler, K. A. Petraschk (nur Tanz), Hans Rama (nur Tanz), Hans Robertson (bis 1933) sowie Gabriele und Matthias du Vinage (nur Tanz).

Darüber hinaus liegen die Rechte des Komponisten Hanns Hasting beim Deutschen Tanzarchiv Köln.

Die Vergabe von fotografischen und bildkünstlerischen Nutzungsrechten orientiert sich an den Gebühren der VG Bildkunst, Bonn.

Die Rechte von Siegfried Enkelmann und Charlotte Rudolph (und anderer berühmter Fotografen, die auch im Bereich des Tanzes relevant sind, wie Hugo Erfurth und Albert Renger-Patzsch) werden von der VG Bildkunst und ihren internationalen Partner-Agenturen wahrgenommen.

Im Bereich der Bildenden Kunst liegen vor allem die Rechte von Arthur Grunenberg, Ernst Oppler, Anneliese Planken und Bernhard Wosien beim Deutschen Tanzarchiv Köln. Auch einige Autorenrechte werden vom Deutschen Tanzarchiv Köln betreut, z.B. von Max Niehaus oder bei Tänzern wie Mary Wigman oder Valeska Gert.